protocollo di intesa
fra fotografo e weddingplanner
DOCUMENTO del protocollo
Riportiamo qui il documento impaginato del Protocollo di Intesa fra Fotografo e Wedding Planner.
Questo testo è redatto e distribuito in collaborazione e di concerto fra:
l’associazione wedding planners: WPI Wedding Planner Italia - www.wpiweddingplanner.it/
e
l'Associazione Nazionale Fotografi Professionisti TAU visual
TESTO DEL PROTOCOLLO
D'INTESA
Questo Protocollo d'Intesa non rappresenta un contratto preconfezionato fra le parti, ma va inteso come una sorta di “check-list”, di “griglia di revisione” degli accordi specifici che, in assoluta libertà ed autonomia, ciascun operatore stipulerà.
In sostanza, questo documento rappresenta il mezzo con il quale verificare la presenza, nella propria personale contrattualistica, di alcuni elementi di accordi che si reputa importante che vengano chiariti.
Il Protocollo considera gli aspetti salienti esaminandoli dai due differenti punti di vista, evidenziando in questo modo:
a) Gli impegni del Fotografo nei confronti del Wedding Planner
b) Gli impegni del Wedding Planner nei confronti del Fotografo
Tramite questo Protocollo di Intesa si individuano quindi le regole di fondo, e si evidenziano quali siano gli aspetti che dovrebbero essere espressamente chiariti e pattuiti fra Wedding Planner e Fotografo.
Le Parti sono poi libere di costruire il dettaglio dell'accordo sulle basi delle loro esigenze e procedure, tenendo presenti le linee-guida base suggerite dal Protocollo di Intesa.
Questo consente di lavorare partendo da un substrato comune di soluzioni rispettose delle reciproche esigenze, senza doversi attenere a contratti standardizzati, che ingessino la libertà operativa e l'autonomia decisionale.
Questo testo è redatto e distribuito in collaborazione e di concerto con l’associazione weddingplanners: WPI Wedding Planner Italia.
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A) Impegni del Fotografo nei confronti del Wedding Planner
1) Garanzia omogeneità livello
Il Fotografo si impegna ad offrire un servizio fotografico interpretativo di qualità, in linea con la produzione mostrata al Wedding Planner precedentemente all'accordo per mezzo di suoi appositi siti web e/o profili social e/o books stampati, rendendosi garante personalmente dell'omogeneità del livello qualitativo, fermo restando che un intervento interpretativo - per sua stessa natura - è soggetto alle variabili creative che l'esecuzione rende necessarie per descrivere con vividezza la particolarità di ciascuna cerimonia.
2) Trasparenza costi
Il Fotografo si impegna a concordare con il Wedding Planner con trasparenza il costo complessivo a forfait delle sue prestazioni, con riferimento ad un tariffario concordato a parte e che - allegato - forma parte essenziale dell'accordo contrattuale descritto da questo protocollo di intesa. Se il servizio prevedesse costi eventuali od aggiuntivi a scelta del Wedding Planner su mandato del Cliente finale (sposi), il Fotografo si impegna a consegnare esplicita lista dei possibili costi accessori (ad esempio: album particolari, costo per ristampe, trasferte, eccetera); la disponibilità di tali extra ed il relativo accollo economico dovranno essere espressamente pattuiti per iscritto, prima della data di realizzazione del servizio.
3) Esecuzione personale o delega garantita
Il Fotografo si rende garante della qualità di realizzazione del servizio. Viene pattuito di comune accordo con il/la Wedding Planner la facoltà del Fotografo di offrire il servizio o come sua prestazione personale (cioè eseguendo di persona la totalità delle riprese), oppure come prestazioni personali coadiuvate (cioè eseguendo una parte delle riprese e delegando la realizzazione di una restante porzione delle stesse) oppure demandate su sua supervisione (cioè eseguite da altri professionisti collaboratori, con capacità simili a quelle del Fotografo e garantendo comunque il risultato come da punto 1). La scelta di tale opzione deve essere indicata espressamente negli accordi con il Wedding Planner, che agisce in nome e per conto del Cliente finale.
4) Disponibilità immagini e matrici
Il Fotografo si impegna a pattuire espressamente con il Wedding Planner, per iscritto e precedentemente alla commessa del servizio, in quale modo viene gestita la disponibilità delle immagini e delle relative matrici: ad esempio: "consegna delle sole stampe del servizio", "consegna di una parte selezionata di scatti", "consegna di tutte le immagini a risoluzione di xxxx per xxxx pixel", "consegna di una provinatura o di basse risoluzioni", eccetera, specificando il formato dei files (jpg massima qualità, tiff, psd, eccetera)
Si impegna quindi a pattuire preventivamente ed esplicitamente le modalità di eventuale consegna dei files a risoluzione nativa (la risoluzione con la quale sono stati eseguiti gli scatti), e l'eventuale costo di tale opzione. È in ogni caso esclusa la cessione dei files in formati non definitivi (è quindi esclusa la consegna di files in formati raw).
Accordo in tal senso verrà siglato - preferibilmente - all'atto della stipula del contratto di collaborazione, ed avrà validità per tutti i servizi realizzati in collaborazione. È tuttavia facoltà delle parti il definire le modalità di consegna immagini e files anche separatamente per ogni servizio, concordando tali aspetti con un anticipo di almeno 7 giorni prima dell'esecuzione del servizio.
5) Tipologia dell'esclusiva
Il Fotografo si impegna a chiarire espressamente con il Wedding Planner se esista – o meno – l’intenzione di pattuire una qualche forma di rapporto in esclusiva fra le Parti. Si concorderà quindi se il Fotografo possa collaborare liberamente anche con altri Wedding Planner oppure se si concordi che la collaborazione deve intendersi in esclusiva assoluta, o territoriale (provinciale, regionale, zonale, nazionale, eccetera), o limitatamente ad una tipologia specifica di interventi e/o servizi, o altro.
6) Committenza e clausola di rispetto
Il Fotografo si impegna a riconoscere come committente del suo servizio interpretativo esclusivamente il Wedding Planner, con l'esplicito accordo che il Wedding Planner agirà in nome e per conto del Cliente finale (sposi), con piena delega alle trattative. Il Fotografo si impegna quindi a concordare ogni aspetto direttamente con il Wedding Planner, e ad evitare contatti od accordi diretti con il Cliente finale, fatta salva la normale interrelazione necessaria fra le parti per l'esecuzione dei servizi.
Quando si rendano necessarie comunicazioni - ad esempio via email - con il Cliente finale, il Fotografo si impegna a mantenere in copia conoscenza anche il Wedding Planner.
Con rispetto delle consuetudini d’uso, il Fotografo pattuisce con il Wedding Planner la casistica e le modalità con le quali vadano inseriti - nei credits delle fotografie – i riferimenti al Wedding Planner.
7) Conservazione matrici originali
Se non diversamente pattuito negli accordi, i files di cui non sia stata effettuata consegna di copia integrale verranno conservati per cinque anni dalla data del servizio.
I files di cui sia stata effettuata consegna al Wedding Planner od al Cliente finale di copia integrale potranno essere cancellati a decorrere dal mese successivo alla consegna al Cliente o al Wedding Planner dei files a risoluzione originaria.
Laddove esistessero originali su supporto analogico (pellicola negativa o diapositiva) questi verranno conservati presso il recapito del Fotografo per tre anni dalla data del servizio.
Decorsi i termini sopra riportati, il Fotografo non sarà più tenuto alla conservazione delle immagini.
8) Pubblicazione ed antologizzazione
Il Fotografo si impegna a non pubblicare (cioè esporre ad un pubblico indistinto, non quantificabile e non controllabile) le immagini del servizio fotografico, a meno di non aver ottenuto dal Cliente finale e dal Wedding Planner un'esplicita accettazione dell'uso pubblico delle immagini.
Il Fotografo si impegna a definire con esplicito accordo con il Wedding Planner l'eventuale facoltà di libera raccolta di immagini esemplificative del suo lavoro, raccolte esclusivamente in book cartacei da mostrarsi personalmente a potenziali clienti, a patto che sia chiaramente indicato contestualmente che le immagini attinenti a servizi realizzati per conto del Wedding Planner sono state realizzate in tale rapporto di collaborazione, menzionando anche il sito web del WP.
9) Immagini e consegna a terzi
In pieno rispetto alle vigenti norme in tema di Privacy, il Fotografo si impegna a conservare copia dei files originali, mantenendo il riserbo e non consegnandone copia a chicchessia, se non a persone espressamente indicate dal Cliente finale (sposi) o, su responsabilità di quest'ultimo, dal Wedding Planner.
10) Garanzia di rispetto
Il Fotografo si impegna ad un comportamento discreto e rispettoso del Wedding Planner e suoi addetti, della Cerimonia e dei suoi officianti, degli Sposi e dei loro Invitati, ed a vigilare sull'atteggiamento parimenti rispettoso dei suoi eventuali collaboratori
11) Tempi di consegna
Il Fotografo si impegna a definire espressamente i tempi massimi occorrenti per la consegna del servizio ultimato (o di tempi intermedi per stadi di avanzamento del servizio), indicando espressamente al Wedding Planner tali tempi - variabili sulla base degli impegni professionali - all'atto della commissione di lavoro. È ammessa una tolleranza del 15% sui tempi indicati.
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B) Impegni del Wedding Planner nei confronti del Fotografo
1) Aspettativa omogeneità livello
Il Wedding Planner si impegna a fornire indicazioni utili sulla cerimonia e sulle richieste dei Clienti Finali (Sposi), in modo da agevolare il lavoro interpretativo del Fotografo e dei suoi collaboratori. Fermo restando il mantenimento di un livello qualitativo in linea con gli esempi forniti dal Fotografo, si prende atto del fatto che un servizio interpretativo - per sua stessa natura - sarà soggetto alle variabili creative che si renderanno necessarie, e che tale variabile espressiva sarà riconosciuta come parte integrante dell'apporto creativo del Fotografo.
2) Trasparenza compensi
Il Wedding Planner si impegna a pattuire con il Fotografo i compensi delle prestazioni fotografiche, con riferimento ad un tariffario concordato a parte e che - allegato - forma parte essenziale dell'accordo contrattuale descritto da questo protocollo di intesa.
Il Wedding Planner si impegna a concordare con chiarezza quali elementi si considerino compresi in tale compenso e quali, eventualmente, vadano pattuiti e compensati separatamente.
3) Esecuzione personale o delega garantita
Il Wedding Planner si impegna a pattuire con chiarezza se le riprese fotografiche debbano obbligatoriamente essere eseguite da uno specifico operatore individuato nominalmente oppure se sia ammessa la facoltà, per il Fotografo, di avvalersi di collaboratori, ferma restando la responsabilità e la garanzia del Fotografo in ordine alla qualità di realizzazione del servizio. La scelta di tale opzione deve essere indicata espressamente negli accordi con il Fotografo.
4) Pattuizione disponibilità immagini e matrici
Il Wedding Planner si impegna a chiarire preventivamente con il fotografo quali siano le modalità di consegna delle immagini del servizio. Ad esempio: "consegna delle sole stampe del servizio", "consegna di una parte selezionata di scatti", "consegna di tutte le immagini a risoluzione di xxxx per xxxx pixel", "consegna di una provinatura o di basse risoluzioni", eccetera, specificando il formato dei files (jpg massima qualità, tiff, psd, eccetera)
Si impegna quindi a pattuire preventivamente ed esplicitamente le modalità di eventuale consegna dei files a risoluzione nativa (la risoluzione con la quale sono stati eseguiti gli scatti), e - se previsto - l'eventuale compenso di tale opzione. È in ogni caso esclusa la cessione dei files in formati non definitivi (è quindi esclusa la consegna di file in formati raw).
Tale accordo verrà siglato - preferibilmente - all'atto della stipula del contratto di collaborazione, ed avrà validità per tutti i servizi realizzati in collaborazione. È tuttavia facoltà delle parti il definire le modalità di consegna immagini e files anche separatamente per ogni servizio, concordando tali aspetti con un anticipo di almeno 7 giorni prima dell'esecuzione del servizio.
5) Tipologia dell'esclusiva
Il Wedding Planner si impegna a chiarire espressamente con il Fotografo se esista – o meno – l’intenzione di pattuire una qualche forma di rapporto in esclusiva fra le Parti. Si concorderà quindi se il Wedding Planner possa liberamente avvalersi della collaborazione di altri Fotografi, oppure se si concordi che la collaborazione viene regolata da una qualche forma di esclusiva o prelazione territoriale (provinciale, regionale, zonale, nazionale, eccetera), o limitatamente ad una tipologia specifica di interventi e/o servizi, o altro.
6) Committenza e credits
Il Wedding Planner si impegna a riconoscere i credits del Fotografo (cioè indicazione del nome dell'autore delle immagini) con modalità che vengono concordate congiuntamente. Potrà essere pattuita l'indicazione in forme differenti (ad esempio: credits sul sito; riferimenti di colofon in pagina finale dell'album; titoli di coda in presentazioni multimediali; indicazione su supporti cartacei e/o contrattuali forniti al Cliente finale; eccetera).
In ogni caso, non è accettabile l'omissione totale dell'indicazione del credit fotografico.
Il Wedding Planner assume il ruolo di Committente a tutti gli effetti nei confronti del Fotografo, e garantisce di agire in nome e per conto del Cliente finale (sposi), con piena delega alle trattative.
Quando si rendano necessarie comunicazioni con il Cliente finale su dinamiche tecniche, logistiche, operative o di brief che attengano anche l'attività del Fotografo, il Wedding Planner si impegna a mantenere in copia conoscenza anche il Fotografo.
7) Conservazione matrici originali
Il Wedding Planner si impegna a concordare con il Fotografo tempi e modalità di conservazione e consegna dei files e delle matrici delle immagini.
Se non diversamente pattuito negli accordi, si intendono validi i tempi di conservazione come descritti qui di seguito:
I files di cui non sia stata effettuata consegna di copia integrale verranno conservati per cinque anni dalla data del servizio.
I files di cui sia stata effettuata consegna al Wedding Planner od al Cliente finale di copia integrale potranno essere cancellati a decorrere dal mese successivo alla consegna al Cliente o al Wedding Planner dei files a risoluzione originaria.
Laddove esistessero originali su supporto analogico (pellicola negativa o diapositiva) questi verranno conservati presso il recapito del Fotografo per tre anni dalla data del servizio.
Decorsi i termini sopra riportati, il Wedding Planner non potrà più richiedere al Fotografo la conservazione delle immagini.
8) Pubblicazione ed antologizzazione
Il Wedding Planner si impegna a valutare con il fotografo l'eventuale possibilità, per quest'ultimo, di fare un uso pubblico delle immagini realizzate, fissandone le modalità d'uso, oppure ad escludere tale ipotesi.
In caso di esclusione dell'utilizzo autopromozionale delle immagini da parte del fotografo, si intende fatta salva in ogni caso l'indicazione dei credits fotografici, con modalità pattuite congiuntamente, come richiamato al punto b-6 di questo Protocollo, e la possibilità di raccolta antologica esclusivamente su portfolios non pubblici, come richiamato dal punto a-8 di questo Protocollo.
9) Immagini e consegna a terzi
In pieno rispetto alle vigenti norme in tema di Privacy, il Wedding Planner si impegna a rendere disponibili le immagini - direttamente o per tramite del Fotografo - unicamente ai Clienti finali (sposi) o a persone da questi espressamente indicate.
10) Garanzia di rispetto
Il Wedding Planner si impegna ad un comportamento rispettoso del Fotografo e dei suoi addetti, in ogni fase della collaborazione. Quando si rivelasse necessario fornire indicazioni operative o istruzioni a correzione dell'operato del Fotografo, il Wedding Planner si adopererà affinché tali indicazioni siano fornite al Fotografo in forma privata, e non al cospetto dei Clienti finali (sposi).
11) Tempi di consegna
Il Wedding Planner si impegna a definire espressamente i tempi di liquidazione delle spettanze del Fotografo, concordando tempi e modalità dei pagamenti. Si impegna inoltre a pattuire espressamente come verranno gestiti gli eventuali inopinati casi di parziale o totale insolvenza da parte del Cliente finale. Si concorderà, cioè, se in tali casi il Fotografo venga comunque saldato alla scadenza pattuita, o solo a seguito della ricezione del pagamento da parte del Cliente finale.
Firme per accettazione e conformità
Al presente Protocollo di Intesa si allegano o uno specifico contratto - redatto dalla parte coordinante, cioè il Wedding Planner - o un'appendice tecnica, riportante i dettagli logistici concordati fra le parti; contratto e/o l'appendice tecnica vengono firmati in stesso luogo e data, e rappresentano parte integrante di questo Protocollo
Si dichiara che il presente testo di Protocollo di Intesa è interamente conforme al testo originale predisposto dall'Associazione Nazionale Fotografi Professionisti TAU Visual e da WPI Wedding Planner Italia - www.wpiweddingplanner.it/
Luogo e data
Firma del Fotografo
Firma del Wedding Planner
- CHI SIAMO -
L'Associazione Nazionale Fotografi Professionisti TAU Visual nasce nel 1992. Attualmente, raggruppiamo circa duemila membri attivi dell’associazione, tutti fotografi professionisti, sull’intero territorio nazionale.
Tutti i Soci e le Socie si sono impegnati al rispetto di un Codice Deontologico a garanzia del cliente, il primo codice ad essere stato adottato – nel 1992 - nel settore fotografico.
CONCRETAMENTE:
Per statuto puntiamo alla massima collaborazione fra i professionisti, anziché alla chiusura corporativa.
Siamo infatti convinti che sia più importante favorire le situazioni e le iniziative positive e funzionanti, piuttosto che impiegare energie (molte di più) per contrastare ciò che "non funziona".
Per questo motivo, forniamo supporti, documentazione, iniziative e aiuto personale per cercare di rendere più piacevole e proficuo il lavoro quotidiano dei fotografi e delle fotografe professionisti Soci.
